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metropolis Modul zum automatischen Versenden von PDF-Belegen an Kunden.

Derzeit werden die Belegstufen

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Rücklieferschein

Rechnung

Gutschrift

Anfrage

Einkauf (Bestellung)

Lieferantenmahnung

unterstützt.

Dieses Modul wird serverseitig installiert und besteht aus folgenden Untermodulen:

1. Modul: Ermittlung der zu erstellenden PDF-Dateien (Collector)

1b. Untermodul: Ermittlung der zu erstellenden PDF-Dateien für Druckdokumente zum ausschließlichen Versand an BCC-Empfänger

1c. Per Option je Belegstufe kann festgelegt werden, ob eine Freigabe zum Versand erforderlich ist.

2. Modul: Fernsteuerung von metropolis zur Generierung der PDF-Dateien (PDFCreator)

3. Modul: Prüfen, ob die PDF-Dateien erzeugt sind und Freigabe für Modul 4 (PDFCreatedChecker)

4. Modul: Ermitteln der E-Mail-Adresse und Versand der E-Mail (MailSender)

4b. PDF-Dokumente können, je nach Konfiguration und Belegstufe, auf den Standarddrucker gedruckt werden sowie in einem Ordner abgelegt werden

5. Untermodul: Ermitteln, welche Belege nicht verschickt werden konnten und neustarten des Versands (QueueReseter)

6. Modul zum Überwachung von metropolis. Reagiert metropolis nicht mehr oder ist nicht geöffnet, wird es ggf. geschlossen und neu gestartet.

6b. metropolis kann optional im Hintergrund/unsichtbar ausgeführt werden

Es wird ein vorgefertigter Text, welcher mit Platzhaltern versehen ist, als E-Mail versendet.

Als Versandoption pro Belegstufe, im Adressstamm und den Belegen, sind derzeit zwei Optionen vorgesehen:

- Keine E-Mail an den Kunden

- Eine E-Mail pro Tag und Beleg

Die Empfänger E-Mail-Adresse wird folgendermaßen ermittelt:

1. E-Mail-Adresse der Adresse (Kommunikationsverbindung)

2. Belegstufen-E-Mail-Adresse der Adresse (Kommunikationsverbindung)

3. E-Mail-Adresse des Ansprechpartners

4. Belegstufen-E-Mail-Adresse des Ansprechpartners(Kommunikationsverbindung)

5. Belegstufen-E-Mail aus der Adresse bzw. des Beleges

Per Option je Belegstufe kann gesteuert werden, ob auch die E-Mail-Adressen eine abweichenden Beleganschrift geprüft werden.

Es werden immer alle Quellen geprüft und die zuletzt gefundene verwendet.

In der Konfiguration werden, global und je Belegstufe, Uhrzeiten festgelegt, zu der die E-Mails gesammelt werden sollen.

Für gesammelte Belege werden dann die PDFs erstellt und im Anschluss verschickt.

Die Belege werden nach Versand der E-Mail als gedruckt gekennzeichnet, sodass kein erneuter Versand erfolgt.

An die E-Mails können, je Belegstufe und global, feste Anlagen angehängt werden.

Des Weiteren können Adress-, Artikel- und Belegdokumente angehängt werden.

Der Versand von XRechnung.xml-Daten ist ebenfalls möglich.

Die Daten können ins PDF eingebunden und/oder als Anlage verschickt werden.

Die E-Mails können, mit einem TLS-Zertifikat, signiert werden.

Per Option kann festgelegt werden, ob die Mails von einer globalen Absenderadresse oder der Ansprechpartner-Adresse verschickt werden sollen.

Die erstellten PDFs können, je Belegstufe, in einem Ablageordner gespeichert werden.

Der Name des Ordners kann mit Platzhalter der metropolis Pfade sowie der internen Variablen versehen werden.

Der Dateiname kann mit Platzhaltern der internen Variablen versehen werden.

Der PDF-Mailer benötigt eine metropolis Arbeitsplatz- sowie eine Datenbankzugrifflizenz.

Der PDF-Mailer kann mit PlugIns erweitert werden.

Beispielsweise kann das DMS- und Archivsystem DOCBOX mittels eines PlugIns angebunden werden.