Belegzählkreise einstellen

Belegzählkreise - verschiedene Möglichkeiten

Für die einzelnen Belege können Sie die Belegnummernvergabe einstellen. Sie können die Belegnummer mit oder ohne Jahresangabe anlegen lassen. Die Belegnummern können zusätzlich (je Belegart) mit einer eigenen Kennung versehen werden. Die Belegnummern können über die Jahre hinaus fortlaufend vergeben werden oder wieder am Jahresanfang mit einer gleichen laufenden Nummer beginnen - dies ist jedoch nur möglich, wenn mit Jahresangabe gearbeitet wird. Ausnahme: Proformarechnung.

Proformarechnung

Bei der Proformarechnung wird die Belegnummer, nachdem die Startnummer festgelegt wurde - unabhängig von Jahreswechseln - weiter hochgezählt. Die einzutragene Belegnummer muss deutlich höher oder deutlich niedriger sein, als die "normale" Rechnungsnummer, da es sonst zur Doppelvergabe von Rechnungsnummern kommen kann. Wie groß die Differenz sein muss, liegt an der Anzahl der Rechnungen bzw. Proformarechnungen, die in Ihrem Unternehmen in den nächsten Jahren voraussichtlich geschrieben werden.

ACHTUNG: Wählen Sie für die Proformarechnung eine Start-Belegnummer, die höher ist als die "normale" Rechnungsnummer, so wird Ihnen beim Klicken auf den Button höchste BelegNr. anzeigen u.U. die höchste ProformarechnungsbelegNr. angezeigt. Dies hat aber keinen Einfluss auf die Belegnummernvergabe bei der normalen Rechnung.

Möglichkeiten - Übersicht (Beispiel: Rechnung)

Belegnummern - Darstellung	Beispiel - Rechnungsnummern
Standard	R/10001
mit Jahreszahl	R/08/10001
mit eigener Kennung	R/KENNUNG/10001
mit eigener Kennung und Jahreszahl	R/KENNUNG08/10001

Ist eine Einstellung der Belegzählkreise in jedem Fall notwendig?

NEIN: Wenn Sie bisher nicht mit Jahreszahlen im Beleg gearbeitet haben und dies auch in Zukunft nicht wünschen, müssen keine Einstellungen für die Belegzählkreise vorgenommen werden - auch nicht für ein neues Jahr. (Gleiches gilt, wenn bisher mit Jahreszahlen gearbeitet wurde und die Nummern trotz Jahreswechsel weiter fortlaufend vergeben werden sollen.)

Wird in dem neuen Jahr das erste Mal ein Beleg, z. B. ein Angebot geschrieben oder eine Datenübernahme durchgeführt, wird automatisch der Belegzählkreis für die Belegart Angebot erzeugt. Gleiches gilt für alle anderen Belege. Die Belegnummern werden über die Jahre hinaus fortlaufend vergeben. Beispiel: Jahr 2007 - letzte BelegNr. für Angebot: A/10234, Jahr 2008 - erste BelegNr. für Angebot: A/10235.

Bei Belegzählkreise mit Jahreszahl würde das Beispiel folgendermaßen aussehen: Beispiel: Jahr 2007 - letzte BelegNr. für Angebot: A/07/10234, Jahr 2008 - erste BelegNr. für Angebot: A/08/10235.

WICHTIG: Wenn Sie Daten (über eine Fibu-Schnittstelle) zur Finanzbuchhaltung übergeben, sollten die Belegnummern nicht mehr als 8 Stellen haben (Beispiel für Rechnung: R/12345678). Bedenken Sie, in dem Fall, dass Sie mehr als 8 Stellen vergeben, werden u.U. von der Finanzbuchhaltung nur die letzten 8 Stellen verwendet.

Belegzählkreise - Einstellung aufrufen

Sie rufen das Menü Dienste/System/Belege/Beleg-Zählkreise auf. In der Tabelle sehen Sie die derzeitigen Einstellungen.

Beispiel: Einstellung ohne Jahreszahl im Beleg

Beispiel: Einstellung mit Jahreszahl im Beleg

Erläuterungen zu den Spalten der Tabelle:

Spalten	Bedeutung
Modus	o = Beleg-Nr. wird ohne Jahreszahl erzeugt (Beispiel: R/10126) m = Beleg-Nr. wird mit Jahreszahl erzeugt (Beispiel: R/15/10126)
Jahr	Jahr
BelegName	Belegbezeichnung
BelegTyp	Belegkennung (Beispiel: R für Rechnung, W für Wareneingang usw.)
laufende Nr.	Zuletzt erstellte laufende Belegnummer des zugeordneten Jahres - ohne Belegkennung und ohne ggf. eingestellter Jahreszahl für den Beleg. Ist noch kein Beleg (in dem Modus) erstellt worden, so zeigt der Wert die als nächstes zu vergebene Belegnummer (-1) an. D. h. die Zahl 9999 sagt aus: die nächste laufende Belegnummer ist: 10000.
Startnummer	Startnummer für den Beleg in dem zugeordneten Jahr = 1. Belegnummer für den Beleg in dem zugeordneten Jahr
zuletzt erstellte BelegNr.	Zuletzt erstellte Belegnummer des zugeordneten Jahres mit Belegkennung und ggf. mit eingestellter Jahreszahl für den Beleg.
freie Kennung	zusätzlich zu der eigentlichen Belegnummer wird die eingetragene Kennung (z.B. KNZ) in die Nummer eingebunden: Beispiele: bei Modus - ohne Jahreszahl: R/KNZ/10001 bei Modus - mit Jahreszahl: R/KNZ08/10001

Erläuterung zu den Buttons:

Buttons	Bedeutung
(1) Zählkreise anlegen	Durch Klicken auf den Button können Sie für ein angegebenes Jahr Zählkreise automatisch anlegen lassen. Die Zählkreise werden gemäß den Einstellungen - siehe (3) und (4) angelegt.
(2) Startnummern übernehmen	Sie können die Startnummern verändern, diese müssen jedoch größer sein, als die zuletzt vergebene Nummer des entsprechenden Beleges. Beispiel: Die Startnummer für den Beleg Lieferschein (im Jahr 2015) soll nicht mit 10000 beginnen, sondern mit 50000. Sie tragen in die Spalte Startnummer der Zeile "Lieferschein" (Jahr: 2015) die Nummer 50000 ein und klicken auf den Button Startnummern übernehmen. Sind Startnummern eingetragen worden, die unterhalb der zuletzt vergebenen laufenden Nummer liegen, wird Ihnen dies in einer Hinweisbox angezeigt. Die Meldung bestätigen Sie mit "OK" - die Werte bleiben für die betreffenden Belege unverändert. Sind die Startnummer korrekt vergeben worden, werden Sie aufgefordert, die neue Startnummer mit "Ja" zu bestätigen. Klicken Sie in der Hinweisbox auf "Nein", bleiben die Startwerte für die entsprechenden Belege unverändert.
(3) Jahreszahl in die BelegNr. setzen	Ist das Feld auf "Ja" eingestellt, werden die letzten beiden Zahlen des Jahres beim Anlegen der Zählkreise in die Belegnummer integriert. Beispiel: R/15/10000 -> 15 steht für das Jahr 2015. Ist das Feld auf "Nein" eingestellt, wird die Belegnummer beim Anlegen der Zählkreise ohne Jahreszahl erzeugt. Beispiel: R/10000
(4) beim Jahreswechsel BelegNr. auf StartNr. setzen	Das Feld kann nur auf "Ja" eingestellt werden, wenn auch das Feld zweistellige Jahreszahl in die BelegNr. setzen auf "Ja" steht - siehe (3). Ist dies nicht so, wird das Feld zweistellige Jahreszahl in die BelegNr. setzen automatisch mit auf "Ja" gesetzt. Einstellung: "Ja": Beim Anlegen von Zählkreisen für das neue Jahr werden die Startnummern aus dem alten Jahr übernommen. Beispiel: Jahr 2015: Start-Nr.: 10000 -> erste Beleg-Nr.: R/15/10000 Jahr 2016: Start-Nr.: 10000 -> erste Beleg-Nr.: R/16/10000 Einstellung "Nein". Beim Anlegen von Zählkreisen für das neue Jahr werden die Belegnummer aus dem alten Jahr weitergeführt. Jahr 2015: letzte BelegNr.: R/15/10123 Jahr 2016: erste BelegNr.: R/16/10124 (Voraussetzung: es wurde im alten Jahr mit dem gleichen Modus gearbeitet, wie im neuen Jahr.)
(5) höchste BelegNr. anzeigen	Klicken Sie auf den Button, wird Ihnen für jeden Belegtyp die höchste erzeugte Nummer in der darüber liegenden Tabelle angezeigt. : Wenn mit Proformarechnungen gearbeitet wird, kann dies auch die höchste BelegNr. einer Proformarechnung sein. Dies hat aber keinen Einfluss auf die Vergabe der "normalen" Rechnungsnummer.

Belegzählkreise - für ein neues Jahr einstellen

Sie rufen das Menü Dienste/System/Belege/Beleg-Zählkreise auf. In der Tabelle sehen Sie die derzeitigen Einstellungen.

Grundsätzliches: Legen Sie Zählkreise nur für das aktuelle bzw. zur gegebenen Zeit für das kommende Jahr - jedoch nicht schon für Jahre im Voraus an!

WICHTIG: Wenn der Modus in der Tabelle für das aktuelle Jahr = "o" ist, muss die Einstellung (Button: Jahreszahl in die BelegNr. setzen) = "Nein" sein. Ist der Modus für das aktuelle Jahr = "m", muss die Einstellung (Button: zweistellige Jahreszahl in die BelegNr. setzen) = "Ja" sein.

Belegzählkreise ohne Jahreszahl einstellen

1. Button einstellen: Jahreszahl in die BelegNr. setzen = "Nein"

2. Button einstellen: beim Jahreswechsel BelegNr. auf StartNr. setzen = "Nein"

3. Auf Button Zählkreis anlegen klicken, das Jahr, für das Zählkreise angelegt werden sollen, eingeben und auf "OK" klicken.

4. Ggf. Startnummern verändern (Wert muss größer sein, als laufende Nr.) und auf Button Startnummern übernehmen klicken.

Belegzählkreise mit Jahreszahl einstellen

1. Button einstellen: Jahreszahl in die BelegNr. setzen = "Ja"

2. Button einstellen: beim Jahreswechsel BelegNr. auf StartNr. setzen = "Ja" oder "Nein" (Ist in dem vorhergehenden Jahr ohne Jahreszahl gearbeitet worden, wird als Startnummer in jedem Fall vorerst auf "10000" gesetzt)

3. Auf Button Zählkreis anlegen klicken, das Jahr, für das Zählkreise angelegt werden sollen, eingeben und auf "OK" klicken.

4. Ggf. Startnummern verändern (Wert muss größer sein, als laufende Nr.) und auf Button Startnummern übernehmen klicken.

Belegzählkreise mit Kennung

Belegzählkreise mit Kennung können mit oder ohne Jahreszahl eingestellt werden - siehe jeweils weiter oben im Text "Belegzählkreise ohne Jahreszahl einstellen" bzw. Belegzählkreise mit Jahreszahl einstellen". Die Kennung für die einzelnen Belegzählkreise werden in die entsprechende Zeile (zum entsprechenden Belegnamen) der Tabelle eingetragen. Wird bei Jahreswechsel ein neuer Zählkreis für ein folgendes Jahr angelegt, wird die Kennung aus dem Vorjahr übernommen.

Belegzählkreise ändern

Wenn Sie Belegzählkreise für ein neues Jahr versehentlich falsch angelegt und noch keine Belege für dieses neue Jahr geschrieben haben, können Sie die angelegten Zählkreise nach Einstellung der korrekten Daten überschreiben (auf Button Zählkreise anlegen klicken).

Haben Sie bereits Belege unter Zugrundlegung eines falsch angelegten Zählkreises geschrieben, bleiben diese ggf. "falschen" Belegnummern erhalten. Eine Änderung der Zählkreiseinstellungen wird nur für die danach erstellten Belege wirksam!

Belegzählkreise - Überblick der Verarbeitungsweise