Dauerauftrag anlegen

Allgemeines

Das Kontextmenü Dauerauftrag existiert nur im Auftrag. Aufträge, die in regelmäßigen Abständen an gleiche Kunden mit gleichen Artikelpositionen fällig werden, können als Daueraufträge angelegt werden.

Einstellungen in der Konfiguration

Bei der Erzeugung von Folgebelegen aus Daueraufträgen können definierte Zeichenfolgen automatisch gesetzt werden. Dafür ist das Aktivieren des Kontrollkästchens Variablen im Langtext bei der Datenübernahme ersetzen (Dauerauftrag) in der Konfiguration, Register Belege, Register Übersicht erforderlich.

Anhand des im Dauerauftrag gesetzten Datums (Bereich Ausführung , Feld nächster am und der gewählten Zeitspanne (..., halbjährlich, jährlich) wird das Start- und Enddatum ermittelt und in einen Folgebeleg übertragen.

Unterstützt werden folgende Variablen: <#STARTDATUM>, <#ENDDATUM> ggf. mit verschiedenen Optionen für das Format.

Beispiele:

Variable	Beschreibung	Beispiel
<#STARTDATUM> und <#ENDDATUM>	standardmäßig werden diese im Datumsformat "dd.mm.yyyy" ausgegeben - Tag und Monat mit ggf. führender Null, Jahr 4-stellig	01.09.2015
<#STARTDATUM[d.m.yy]>	übertragen werden: Tag und Monat - ohne führende Null, Jahr 2-stellig	1.9.15
<#STARTDATUM[dd.mmm.yyyy]>	übertragen werden: Tag mit ggf. führender Null, Monatname als Abkürzung, Jahr 4-stellig	01.Sep.2015

Beispiel: Teil eines Dauerauftragsbeleges (Register Übersicht) mit geöffnetem Formular Dauerauftrag (Kontextmenü Dauerauftrag)

Wird aus diesem Dauerauftrag ein Folgebeleg (z.B. eine Rechnung) erzeugt, wird in der Rechnung für die Variable <#STARTDATUM>: 22.02.2015 gesetzt. Das Enddatum ist dann entsprechend der halbjährlichen Einstellung, das Startdatum + 6 Monate - 1 Tag, also: 21.08.2015.

Beispiel: Teil einer Rechnung mit den gesetzten Werten.

Daueraufträge und Disposition

Daueraufträge werden grundsätzlich nicht in der Auftragsdisposition berücksichtigt.

Dauerauftrag anlegen

1. Sie legen einen neuen Auftrag an, übernehmen die Adresse und die Artikelpositionen in diesen Auftrag.

2. Sind alle Daten eingegeben, rufen Sie das Kontextmenü Dauerauftrag auf. Nachdem Sie die Frage: "Dauerauftrag anlegen" mit "Ja" beantwortet haben, wechselt die Belegbezeichnung von "Auftrag" in "Dauerauftrag".

3. Im Formular Dauerauftrag bestimmen Sie im Register Stammdaten:

Laufzeit: Beenden durch Aufhebung der Freigabe: Dauerauftrag wird (nachdem der jeweilige Zielbeleg: Lieferschein oder Rechnung erzeugt wurde) immer wieder entsprechend der eingestellten Parameter in die Vorschlagsliste aufgenommen, bis das Kontrollkästchen Freigabe manuell deaktiviert wird.(*)

festgelegte Anzahl von Wiederholungen: Dauerauftrag wird (nachdem der jeweilige Zielbeleg - Lieferschein oder Rechnung erzeugt wurde) solange wieder in die Vorschlagsliste aufgenommen, bis die maximale Anzahl der Wiederholungen erreicht ist.

Wiederholungen: In das Feld maximale Anzahl wird die Anzahl der Wiederholungen des Dauerauftrages eingetragen. Das Feld durchgeführte Anzahl wird (nachdem der jeweilige Zielbeleg - Lieferschein oder Rechnung erzeugt wurde), hochgezählt, bis die maximale Anzahl erreicht ist.

"letzte Ausführung" größer/gleich "nächster am": Mit der Wahl dieser Option können Sie ein bestimmtes Datum wählen, an dem die letzte Ausführung des Dauerauftrages stattfinden soll. Das eingegebene Datum muss größer oder gleich dem Datum im Bereich Ausführung - Feld nächster am sein, wenn zu diesem Datum noch ein Dauerauftrag ausgeführt werden soll. Wäre das Datum kleiner, wird kein Zielbeleg mehr erzeugt.

Intervall und Zeitdauer: Sie können Dauerauftrage für bestimmte Zeitintervalle anlegen.

täglich: Sie bestimmen den oder die Wochentag(e)

wöchentlich: Sie bestimmen die Zeitdauer. Beispiel: Sie tragen in die Zeitdauer: 3 ein, dann wird jeweils alle drei Wochen ein Dauerauftrag generiert]. Tragen Sie nichts ein, so wird von einer Zeitdauer von 1 ausgegangen.

monatlich: Sie bestimmen die Zeitdauer. Beispiel: Sie tragen in die Zeitdauer: 7 ein, dann wird jeweils alle sieben Monate ein Dauerauftrag generiert. Bei einer Zeitdauer von 1 Monat (Feld Zeitdauer kann leer bleiben) können Sie auch zusätzlich bestimmen, an welchen Tagen eines Monats der Dauerauftrag generiert werden soll. Hierzu stehen Ihnen zwei Felder im Bereich "wenn monatlich" zur Verfügung. Beispiel: Sie tragen im Feld erster Tag im Monat eine 1 ein und im Feld zweiter Tag im Monat eine 15 ein, dann werden jeweils am 1. und 15. eines Monats die Daueraufträge generiert.

alle 2 Monate, alle 4 Monate, alle 5 Monate: Je nachdem, in welchen Abständen Sie die Daueraufträge ausführen wollen, wählen Sie eine der Optionen.

Zielbeleg: wählen Sie hier in welchen Beleg der Auftrag übernommen werden soll: Packzettel, Lieferschein oder Rechnung. Beim Zielbeleg können Sie über das Kontrollkästchen Zielbeleg ohne Lagerbuchführung entscheiden, ob eine Lagerbuchführung durchgeführt werden soll. Ist das Kontrollkästchen aktiviert, findet bei der Übernahme keine Lagerbuchführung statt.

Haben Sie als Zielbeleg Packzettel gewählt und wird von einem Packzettel aus versucht, Restmengen in den Dauerauftrag zurückzuschreiben, erscheint ein entsprechender Hinweis, denn eine Rückbuchung ist von Packzettel zum Dauerauftrag nicht möglich.

Ausführung - nächster am: Über den Kalender geben Sie die nächste Ausführung des Dauerauftrages an.

(*) Wird für einen nicht erledigten Dauerauftrag das Kontrollkästchen Freigabe deaktiviert, erscheint die Frage, ob der Beleg auf "erledigt" gesetzt werden soll. Bei Aktivierung des Kontrollkästchens Freigabe in einem erledigten Beleg erfolgt die Frage, ob der Beleg wieder auf "unerledigt" gesetzt werden soll.

Dauerauftrag - spezielle Druckausgabe

Für Daueraufträge können Sie sich eine spezielle Druckausgabe (RTM) erstellen. Die Zuordnung dieses individuellen Reports findet im Register Drucken über das Listenfeld Abweichender Report statt.