Mitteilung an/von metropolis-Benutzer

Über das Mitteilungssystem innerhalb von metropolis können Sie Mitteilungen schreiben und diese den metropolis-Benutzern zukommen lassen. Den Mitteilungen, können Sie Änhänge, wie z. B. Belege, Emails oder andere Dateien zuordnen.

Das Mitteilungssystem kann über das Menü Allgemeines/Mitteilung/... in den Adress-Stammdaten, in Belegen und bei eingehenden Emails aufgerufen werden.

Empfängergruppen festlegen

Wenn Sie mit vielen Benutzern in metropolis arbeiten und die Email-Schnittstelle installiert ist, haben Sie die Möglichkeit Benutzergruppen festzulegen. Dies erleichtert später die Auswahl der in Frage kommenden Empfänger, da sie durch die Gruppe eingegrenzt werden können. Die Benutzergruppen werden in der Konfiguration, Register Email, Spalte Gruppe festgelegt, z. B. als Benutzergruppe Einkauf, Verkauf, Lager, usw.

Mitteilung - Aufruf

Eine neue Mitteilung kann entweder über

1. das Menü Allgemeines/Mitteilung/Neu,

2. die Adress-Stammdaten, Register Mitteilung, Button Neu -> (hier wird sofort die aktuelle Adresse zur Mitteilung eingefügt - kann jedoch verändert werden),

3. in Belegen über das Kontextmenü Mitteilung/Neu -> (hier wird sofort der aktuelle Beleg als Anhang eingefügt; dieser kann über den Button neben dem Feld BelegNr. aufgerufen werden),

oder

das Menü Adressen/Email <MAPI>/eingelesene Emails, Aufruf des Emails (Formular Eingelesene Email aus MAPI-Schnittstelle), Button Mitteilung -> (hier wird sofort die aufgerufene Email als Anhang eingefügt; diese kann über den Button neben dem Feld Email aufgerufen werden)aufgerufen werden.

Mitteilung - Neuanlage

Nach Aufruf des Mitteilungssystems über eine der o.g. Möglichkeiten, erhalten Sie das Formular Mitteilung. Im Feld Kurztext können Sie die Mitteilung in Kurzform benennen, den Mitteilungstext tragen Sie in das Textfeld im Register Beschreibung ein. (Wenn Sie in der Konfiguration im Register System/Allgemein das Kontrollkästchen Im Mitteilungssystem mit Richtext arbeiten aktiviert haben, können Sie dort auch Texte mit Formatierungen schreiben und Grafiken (aus Zwischenablage) einfügen.)

Über das Listenfeld Gruppe kann, falls Empfängergruppen festgelegt wurden, eine Gruppe ausgewählt werden. In dem Fall werden in der Tabelle Benutzer nur die entsprechenden Empfänger (nicht jedoch der Absender, auch wenn er zu der gewählten Gruppe gehören würde) angezeigt. Wählen Sie [alle] erhalten Sie alle angelegten Benutzer.

Dokumente für Mitteilung

Einer Mitteilung können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden. Hierzu wird das Register Dokumente aufgerufen - siehe dazu unter Dokumentenverwaltung.

Mitteilung - versenden

Über den Button alle markieren werden immer die in der Tabelle angezeigten Benutzer markiert. Sie können jedoch auch einzelne Benutzer markieren.

Wenn Sie auf den Button versenden! klicken, wird die Nachricht an alle vorher markierten Empfänger verschickt (1). Sie sehen dies im oberen Bereich des Formulars. Aus der Versandliste können Sie Empfänger wieder über den Button löschen entfernen. Diese Löschung können Sie jedoch nur als Absender vornehmen. Ein Empfänger kann keine Mitteilung eines anderen Absenders löschen.

(1)Wenn Sie mit dem automatischen Benachrichtigungssystem arbeiten, können Sie eine Mitteilung auch über dieses Benachrichtigungssystem dem (den) Empfänger(n) anzeigen lassen. Nach dem Klick auf den Button versenden! erscheint eine Infobox. Wenn Sie das Kontrollkästchen mit Benachrichtigung aktivieren, können Sie Datum und Uhrzeit für die Benachrichtigung eingeben.

Mitteilung - löschen

Genauso, wie beim Löschen von zugewiesenen Empfängern kann auch nur der Absender seine eigene Mitteilung löschen. Um eine Mitteilung zu löschen, klicken Sie auf den Button Mitteilung löschen.

Mitteilung - suchen und aufrufen

Eine Mitteilung kann entweder über

1. das Menü Allgemeines/Mitteilung/Anzeigen, -> Es werden immer nur die Mitteilungen angezeigt, die an den im metropolis angemeldeten Benutzer verschickt bzw. von diesem versendet wurden.

2. die Adress-Stammdaten, Register Mitteilung, Button Mitteilung Anzeigen, - nur, wenn Mitteilung zur aufgerufene Adresse existiert,

3. in Belegen über das Kontextmenü Mitteilung/Anzeigen, Button Mitteilung Anzeigen, - nur, wenn Mitteilung für den aufgerufenen Beleg existiert,

oder

das Menü Adressen/Email <MAPI>/einlesene Emails, Aufruf des Emails (Formular Eingelesene Email aus MAPI-Schnittstelle), Button Mitteilung. - nur wenn Mitteilung für ein bestimmtes Emails existiert.

aufgerufen werden.

zu 2, 3 und 4: klicken Sie in der Mitteilung auf den Button Mitteilung Anzeigen und die Mitteilung aufzurufen.

zu 1. Wenn Sie die gesuchte Mitteilung über das Menü Allgemeines/Mitteilung/Anzeigen aufrufen, wird Ihnen das Formular Mitteilungen Suchen angezeigt. Im oberen Bereich haben Sie verschiedene Selektierungsmöglichkeiten. Im ersten Bereich geht es um die Erledigung der Mitteilung, im nächsten um das Lesen der Mitteilung und im dritten Bereich um den Versand und Empfang der Mitteilung. Weitere Eingaben stehen Ihnen in den Feldern BelegNr und/oder Kurztext zur Verfügung.

Zu den Mitteilungen, die Ihnen im oberen Bereich angezeigt werden, sehen Sie den jeweiligen Mitteilungstext in dem Textfeld unterhalb der Tabelle. Eine Mitteilung können Sie über den Button Mitteilung Anzeigen aufrufen.

Mitteilung - als gelesen/erledigt markieren

Nachdem Sie die Mittelung aufgerufen haben - siehe weiter oben im Text unter "Mitteilung - suchen und aufrufen"- können Sie diese als gelesen und als erledigt markieren. Hierzu klicken Sie auf den Button gelesen bzw. erledigen.