Outlook-Kontaktordner

Über das Menü Adressen/Parameter/Outlook Kontaktordner können Sie Unterordner zum Outlook-Ordner "Kontakte" anlegen bzw. im Outlook-Ordner "Kontakte" angelegte Unterordner importieren. Dies ist nötig, wenn Sie metropolis-Adressdaten an den Outlook-Ordner "Kontakte" bzw. oder dessen Unterzeichnisse übergeben wollen.

Unterordner im metropolis anlegen

Nach Aufruf des Menüs klicken Sie auf den Neueingabe-Button links neben der Tabelle und geben das Unterverzeichnis ein. Sie können das Hauptverzeichnis "Kontakte" vor das Unterverzeichnis schreiben und mit einem Backslash (ALTGr+ß) trennen (*). Zu jedem Unterverzeichnis kann wiederum ein weiteres Unterverzeichnis angelegt werden - auch mit Backslash zu trennen.

(*) - Beispiel für Zeile 2 in der nachfolgenden Grafik: Wäre hier nur der Eintrag "geschäftlich" vorhanden, würde trotzdem das Verzeichnis unterhalb des Ordners "Kontakte" angelegt werden.

Unterordner aus Outlook-Ordner importieren

Sind im Outlook-Ordner "Kontakt" bereits Unterverzeichnisse, die verwendet werden sollen, vorhanden, klicken Sie auf den Button Import Outlook-Ordner um diese in die Tabelle einzulesen.

Outlook-Ordner für Adressgruppen und Adressen bestimmen

Die Zuordnung, in welche Outlook-Ordner die Adressen der Adressgruppe übernommen werden sollen, erfolgt als Voreinstellung für neu anzulegende Adressen in der Adressgruppe im Register Allgemein, Listenfeld Outlook Kontaktordner.

In den Adress-Stammdaten erfolgt die Zuweisung im Register Allgemeines, Listenfeld Outlook Kontaktordner.

Die Zuweisung von Adressen zu Outlook-Kontaktordnern kann auch über das Menü Adressen/Dienste/Übergabe an Outlook/Adressen erfolgen.

Adressen an Outlook-Ordner "Kontakte" übergeben

Über das Menü Adressen/Dienste/Übergabe an Outlook/Adressen können Adressen mit bereits erfolgter Zuordnung eines Outlook-Ordners oder mit einer nachträglichen Zuordnung eines Outlook-Ordners an das Outlook übergeben werden. Welche Daten übergeben werden, sehen Sie im Menü Adressen/Dienste/Übergabe an Outlook/Adressen als zweite Überschriftszeile in der unteren Tabelle des Formulars Outlook Übergabe.

Zuordnungen sind bereits erfolgt

Wird das Menü aufgerufen, werden automatisch die bereits erfolgten Zuordnungen in der unteren Tabelle angezeigt. In der Spalte Outlook Ordner sehen Sie die vorgesehenen Outlook-Zielordner. Die Zeilen der Tabelle im Bereich Verfügbare Kontaktordner in Outlook sind entsprechend angehakt.

Zuordnungen werden nachträglich durchgeführt

Wollen Sie weitere (nachträgliche) Zuordnungen durchführen, klicken Sie zuerst in der oberen Tabelle in die Spalte Ordner der entsprechenden Zeile. Sie legen damit den Outlook-Zielordner für die neu in die untere Tabelle aufzunehmenden Adressen fest.

Klicken Sie auf den Neueingabe-Button links neben der unteren Tabelle und wählen Sie die gewünschten Adressen aus.

Adressen an die zugeordneten Outlook-Ordner übergeben

Markieren Sie in der unteren Tabelle die ins Outlook zu übernehmenden Adressen (setzen Sie in den Zeilen der Spalte zu übergeben die gewünschten Häkchen). Klicken Sie dann auf den Button Übergabe an Outlook.