Allgemeines

Einsatzbereiche für die Dokumentenverwaltung

Die Zuordnung von Dokumenten findet in den Artikel- bzw. Adress-Stammdaten sowie in den Ansprechpartnerdaten (bei der Zuordnung von Gesprächen) statt. Einer Adresse, einem Gespräch mit einem Ansprechpartner oder einem Artikel können beliebig viele Dokumente (wie z.B. Word-, Excel-, Text- oder Grafikdateien) zugeordnete werden. Zusätzlich können auch Dokumente direkt zu Belegen zugeordnet werden.

Verwendet werden die Dokumente:

bei Seriennummern

in Belegen

bei Stücklisten

in der Produktion

in Projekten

im Mitteilungssystem

im Webshop in Verbindung mit einem Eintrag in die Spalte Webshop HRID des Registers Dokumente in den Artikelstammdaten.

Die Dokumente können - wenn gewünscht - automatisch bei Belegen für den Ausdruck bzw. das Versenden per Email - vorgesehen werden. In Grids mit Dokumenten können markierte Zeilen per Drag&Drop in den Explorer, auf den Desktop oder in eine neue Outlook Email gezogen werden.

Pfad für Dokumente einrichten

Der Pfad bzw. die Pfade, in dem (denen) Dokumente liegen, können in den Adress- bzw. Artikelstammdaten für jedes Dokument einzeln bestimmt werden. Der Pfad wird außerhalb von metropolis in gewohnter Weise angelegt und dann in den Stammdaten bzw. in den Formularen (wie z.B. Produktion, Projekten, usw.) zugewiesen. .

Pfad soll automatisch bei der Zuordnung von Dokumenten aufgerufen

Wenn Sie ein Verzeichnis bestimmen wollen, welches bei der Zuordnung von Dokumenten automatisch aufgerufen werden soll, muss ein entsprechender Pfad hinterlegt sein.

Im Menü Dienste/System/Pfade muss dazu in der unteren rechten Tabelle die Spalte Pfadname den Eintrag: DOKUMENTNEU erhalten. Der Eintrag in der Spalte Pfad kann dazu frei gewählt werden.

Ist der Pfad DOKUMENTNEU nicht vorhanden, wird zuerst immer das metropolis-Hauptverzeichnis aufgerufen. Sie können dann in dem Formular Dokument hinzufügen ein Verzeichnis auswählen.

Pfad für Dokumentenkopien anlegen

Wenn für Belege nicht ausschließlich Originaldokumente verwendet werden sollen, sondern belegspezifische Kopien, muss ein Pfad mit dem Pfadnamen DOKUMENTE angelegt werden.

Beispiel:

Unterhalb dieses Pfades wird dann automatisch beim ersten Belegdruck in einer Belegart ein Unterverzeichnis für die Belegart angelegt und dann für jeden Beleg.

Beispiel für den Auftrag:

C:\metrodem\daten\Dokumente\Auftrag\B_10095, ...\B_10096, ...\B_10097, ...\B_10098, usw.

Weiteres: Artikel- und Adress-Stamm und Belege, Produktion, Projekte, Mitteilung.