Belegimport durchführen (manuell)

Der manuelle Belegimport erfolgt über das Menü Dienste/Import/Export/Import/Belege importieren.

Das Einlesen der Daten kann über den Button Datei "eBELEGe.txt" einlesen oder über den Button Datei einlesen... erfolgen.

Beim Button Datei "eBelege.txt" einlesen wird eine Datei eBELEGe.TXT (ASCII-Format) im metropolis-Mandantenverzeichnis .../Daten/<Firma1>/Belegeimport erwartet.

Über den Button Datei einlesen... können auch andere Dateien mit anderen Dateinamen aus anderen Verzeichnissen eingelesen werden. Diese Dateien müssen jedoch auch die Dateiendung ".TXT" haben. Nach dem Klicken auf den Button wird die Dateisuche aufgerufen und die Datei ausgewählt.

Die eingelesenen Daten (gemäß vorgeschriebenem Dateiaufbau) werden vorerst in die metropolis-Dateien Belimpkpf.* (Kopfdaten) und Belimpos.* (Positionsdaten) gespeichert, wobei die eBELEGe.TXT (die über den Button Datei "eBelege.txt" einlesen eingelesen wurde) anschließend automatisch gelöscht wird. Bei Dateien, die über den Button Datei einlesen... eingelesen wurden, wird nach diesem Vorgang nur die Dateiendung geändert von ".TXT" in ".erledigt". Die Dateien selbst werden nicht gelöscht.

Dateien einlesen - Belege erzeugen

1. Im Formular Beleg-Import muss die Option eingelesene Daten anzeigen, bei denen noch keine Belege erzeugt sind gewählt sein. Klicken Sie auf den Button Datei "eBELEGe.txt" einlesen, um die eBelege.TXT aus dem metropolis-Mandantenverzeichnis zu importieren oder klicken Sie auf den Button Datei einlesen... um eine andere TXT-Datei zu auszuwählen. Die eingelesenen Daten werden Ihnen in den beiden Tabellen angezeigt, wobei die obere Tabelle die Belimpkpf.* (Kopfdaten) und die untere Tabelle die Belimpos.* (Positionsdaten) darstellt.

Ggf. Zuweisung von Provisionsempfängern: Über den Button Provisionsempfänger zuweisen, können Sie den eingelesenen Belegen Provisionsempfänger zuordnen. Markieren Sie in der oberen Tabelle die gewünschten Belege und klicken Sie dann auf den Button Provisionsempfänger zuweisen oder rufen Sie das gleichnamige Kontextmenü über die rechte Maustaste auf. Wählen Sie im Formular Übernahme eines Provisionsempfängers die gewünschte Person aus. Es kann nur jeweils ein Provisionsempfänger je Beleg zugeordnet werden. Eine Provisionsempfängerzuweisung kann über das Kontextmenü Provisionsempfängerzuweisung aufheben wieder gelöscht werden (Aufruf über rechte Maustaste).

Ggf. Email an Provisionsempfänger senden: Setzen Sie ein Häkchen ins Feld Nach Beleg Erzeugung Email an hier zugeordnete Provisionsempfänger generieren, wenn der Provisionsempfänger eine Email-Nachricht über die erzeugten Belege erhalten soll. Nach der Belegerzeugung wird automatisch das Formular Belegversand per Email aufgerufen. Klicken Sie dort auf den Button Drucken. Aus dem Beleg wird eine PDF-Datei erzeugt und automatisch im Formular Ausgehende Email, welches danach aufgerufen wird, als Anhang gespeichert. Mehrere Belege mit gleichem Provisionsempfänger werden nicht zusammengefasst, sondern es wird je Beleg eine Email mit Anhang erzeugt. [Pfad "BELEGE-PDF muss angelegt sein. Für das Kontrollkästchen Nach Beleg Erzeugung Email an hier zugeordnete Provisionsempfänger generieren kann in der Konfiguration, Register Beleg, Register Import/Export eine Vorbelegung durchgeführt werden.]

2. Klicken Sie ggf. auf den Button Preisdifferenzen ermitteln, um sich evt. Differenzen (falls welche vorhanden sind) zwischen den Importdateipreisen und den metropolis-Preisen anzeigen zu lassen. Um den Übernahmepreis (ist je nach Einstellung in der Konfiguration, Register Belege, Register Import/Export entweder der Importdateipreis oder der metropolis-Preis) zu ändern, klicken Sie im Register Tabellarisch auf die Zeile und dann auf den Button Übernahmepreis ändern. Geben Sie dann den gewünschten Preis in das Eingabefenster ein. (Eine tabellarische Bearbeitung der Übernahmepreise ist aus programmtechnischen Gründen nicht möglich.)

3. Nachdem Sie die Belegdaten eingelesen und ggf. die Übernahmepreise geändert haben, klicken Sie auf Belege erzeugen. Die vergebenen Belegnummern werden in die Spalte BelegNr. eingetragen. Über den Button Meldungen können Sie sich ein Protokoll zur Belegerzeugung ausgegeben lassen.

Eingelesene Daten anzeigen

Über die Optionen: eingelesene Daten anzeigen, bei denen noch keine Belege erzeugt sind bzw. eingelesene Daten anzeigen, bei denen Belege erzeugt sind können Sie sich die verarbeiteten Daten tabellarisch ansehen.

Wenn Sie das Kontrollkästchen mit Datumsvergleich auf das Feld: angelegt am aktivieren, das Datum vorgeben und auf aktualisieren klicken, werden Ihnen nur die Import- bzw. /Belegdaten des gewählten Datums angezeigt.