Konfiguration

Konfiguration - Register Email/Allgemein

In der Konfiguration, Register Email/Allgemein müssen benutzerabhängige Einstellungen vorgenommen werden. Voraussetzung dazu ist, dass Ihre Firma als Adresse mit Email angelegt ist. Sollen Email-Adressen von den Benutzern verwendet werden, müssen diese als Ansprechpartner Ihrer Firma in den Stammdaten angelegt werden. Die Angabe der Email-Adresse je Benutzer wird von der Serien-Email-Funktion (Menü Adressen/Emails <MAPI>/Serien-Email) erwartet und dort automatisch in das Register Einstellungen ins Feld Eigene Email-Adresse übertragen.

Eigene Email-Adressen zuordnen

1. Klicken Sie in der Konfiguration im Register Email/Allgemein auf den Button links neben der Tabelle.

2. Wählen Sie in dem Formular Adresse suchen Ihre Firmenadresse aus und übernehmen Sie diese mit Doppelklick. Mit der Zuweisung wird der Suchname und Ort sowie die Email-Adresse Ihrer Firma in die Tabelle übernommen. Dass es sich um die Firmen-Email-Adresse handelt, sehen Sie in der Spalte Email aus "Adresse".

Ansprechpartner-Email-Adresse zuordnen

1. Klicken Sie in der Konfiguration im Register Email/Allgemein auf den Button links neben der Tabelle..

2. Geben Sie in dem Formular Adresse suchen den Ansprechpartner ein, aktivieren Sie das Kontrollkästchen berücksichtigen (rechts neben dem Feld Ansprechp.) und klicken Sie auf aktualisieren. Übernehmen Sie den Ansprechpartner mit Doppelklicken. Mit der Zuweisung wird der Suchname, Ort sowie der Ansprechpartnername, Email-Adresse des Ansprechpartners in die Tabelle übernommen. Dass es sich um die Ansprechpartner-Email-Adresse handelt, sehen Sie in der Spalte Email aus "Ansprechpartner".

Daten für die Felder DesignGr bis Name

Sollen die Daten für die Felder DesignGr (aus Serviceprogramm), Suchname (Firmendaten) Ort (Firmendaten), Abteilung (Firmendaten - Ansprechpartner), Vorname (Firmendaten - Ansprechpartner) und Name (Firmendaten - Ansprechpartner) in der Tabelle angezeigt und für den Emaildruck verwendet werden, müssen im Serviceprogramm im Menü Verwaltung/Benutzer - Button Details folgende Felder mit folgenden Werten gefüllt werden: AdrNr: mit Adressnummer der eigenen Firma (aus Datei Adress) und AnsprechNr: mit der ID (aus Datei Anspr).

Eigene Email-Adressen - Zuweisung löschen

Eine Email-Zuweisung wird gelöscht, indem Sie auf die gewünschte Zeile und dann auf den Schere-Button klicken.

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Pfadname, in dem die Anlagen beim Einlesen der Emails gespeichert werden

Unterhalb der Tabelle befindet sich das Feld zum Eintragen des Pfadnamens für die Anlagen der eingehenden Emails. Geben Sie dort den Pfadnamen ein, den Sie dem Pfad (unter Menü Dienste/System/Pfade) zugewiesen haben.

Pfadname aus Formular Pfade im Menü Dienste/System/Pfade (Ausschnitt):

Pfadname entsprechend aus dem Eintrag im Formular Pfade:

Email-Signatur (wird bei neuen Emails als Text vorgegeben

Für jeden Benutzer können Sie eine Signatur eingeben. Der Text wird bei jeder neuen Email automatisch vorgegeben. Es können Platzhalter für Felder aus den Tabellen für Belegkopf, Anrede und Ansprechpartner verwendet werden.

Konfiguration - Register Email/MAPI

Im Bereich Client Connect kann entsprechend der Konstellation eine der folgenden Optionen gewählt werden:

Automatic: Wenn MAPI installiert ist, dann MAPI, sonst Direct

Mapi: Mapi-Aufruf über Windows-Standard-Mapi und den bei Windows registrierten Standard-Mapi-Client

Direct: Direkter Aufruf der Mapi DLL des angegebenen Client (entsprechend der nebenstehenden Tabelle)

Outlook: Aufruf der Outlook API (Nur für diese Option wird eine Ordnerauswahl beim Einlesen von E-Mails zur Verfügung gestellt. Somit ist das Einlesen nicht nur auf die Posteingänge beschränkt.)

Profile name: Zeigt im System vorhandene Outlook Profile an-

Benutzte DLL: zeigt die mit den aktuellen Einstellungen von metropolis verwendete MAPI-DLL an.

Email beim Senden im Email-Programm anzeigen (z.B. für Tobit erforderlich)

Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert werden, wenn Sie z. B. mit der Tobit-Software arbeiten. Allgemein: Ist das Kontrollkästchen aktiviert, wird vor dem Versenden der Email in das installierte Email-Programm verzweigt. Das Versenden muss dann von dort erfolgen.

Konfiguration - Register BelegeAllgemein

Beim Emailversand die Emailadresse von abweichender Lieferanschrift berücksichtigen und Beim Emailversand die Emailadresse von abweichender Rechnungsanschrift berücksichtigen:

Grundsätzlich wird die Email-Adresse der Auftraggeberanschrift bzw. die des Ansprechpartner der Auftraggeberanschrift verwendet. Durch das Setzen von Häkchen kann bestimmt, dass eine abweichende Lieferanschrift (im Lieferschein) bzw. eine abweichende Rechnungsanschrift (in der Rechnung) berücksichtigt wird.

Email - individueller Report für Beleg

In den Druckeinstellungen (Menü Dienste/Drucken/Einstellungen) können Sie für Belege als Anhang von Emails eigene Reports erstellen. Als Reporttyp wählen Sie in diesem Fall "EMAIL". Der Reportname muss wie bei anderen individuellen Reports mit den ersten drei Anfangsbuchstaben der Belege beginnen - z.B. Angebot: ANG, Auftrag = AUF, usw. (Ausnahme: Lieferantenmahnung -> muss ausgeschrieben werden).

Versandbestätigungen per Email

Für die Belege Lieferschein und Rechnung können Sie Versandbestätigungen per Email verschicken. Dazu müssen in den Versandbedingungen Daten in das Register Versandbestätigung und in den Belegen eine Trackingnummer eingetragen werden.