Wartungsvertrag

Wartungsvertrag - Aufbau

Wartungsvertrag - Aufbau des Beleges

Kontrollkästchen

Beträge der Positionen genau aufschlüsseln

Ist das Kontrollkästchen aktiviert, werden bei der Abrechnung in den Rechnungspositionen zusätzlich zu den Zeitspannen die Beträge aufgeschlüsselt.

Bereich Erledigungsvermerk

Im Bereich Erledigungsvermerk (in der unteren Grafik nur teilweise zu sehen) können Sie einen Wartungsvertrag als "erledigt" kennzeichnen. Mit dem Klicken auf den Button erledigen werden die restlichen Felder des Bereichs automatisch mit Datum und Sachbearbeiter gefüllt und ein Häkchen in das Feld erledigt gesetzt. Der Beleg kann nicht mehr abgerechnet werden - wohl aber können noch Updatelieferungen stattfinden - solange der Gültigkeitszeitraum noch nicht abgelaufen ist. Ein Wartungsvertrag wird automatisch auf "erledigt" gesetzt, wenn alle Positionen aufgrund des Überschreitens des Gültigkeitszeitraumes "gültig bis" auf "erledigt" gesetzt wurden. Ein erledigter Beleg kann auf dem gleichen Wege auf "nicht erledigt" gesetzt werden. Sie klicken wiederum auf den Button erledigen und bestätigen die anschließende Frage mit "JA". Die Felder werden wieder automatisch zurückgesetzt.

Im Wartungsvertrag finden Sie die Register:

Übersicht: Übersicht der Artikel. Es können Artikel in den Wartungsvertrag übernommen und vorhandene Artikel aus dem Wartungsvertrag gelöscht werden. [Eine Löschung von Artikelpositionen ist nur möglich, solange die Position noch nicht abgerechnet wurde und im Feld berechnet bis kein Datum eingetragen ist. Ggf. muss ein eingetragenes Datum im Formular Wartungsvertrag Position (Doppelklick auf Artikelpositionszeile) über CTRL-Enf. gelöscht werden.]

Weiterhin ist hier der Aufruf der jeweiligen Artikelstammdaten möglich.

Spalte (Kontrollkästchen) Updatesperre: Ist das Kontrollkästchen in einer Zeile gesetzt, wird diese Position beim Erzeugen von Updatelieferscheinen nicht vorgeschlagen.

Ansprechpartner: Sollen Daten eines Ansprechpartners der Auftragsadresse im Wartungsvertrag vorhanden sein, kann einer der vorhandenen Ansprechpartner über den Neueingabe-Button in den Beleg übernommen werden.

Anschriften: Hier können abweichende Anschriften (z.B. Liefer- und Rechnungsanschrift) für den Wartungsvertrag hinterlegt werden. Entsprechend werden die Updatelieferscheine an die Lieferadresse gerichtet, die Rechnungen an die Rechnungsadresse. Sind einem Auftraggeber (Kunden) bereits abweichende Anschriften zugeordnet worden, werden diese automatisch übernommen.

Vorsatz: und Nachsatz: Eintragungsmöglichkeiten für Vor- und Nachsatz

Info: Infotext für Wartungsvertrag

Dokumente: Dem Wartungsvertrag können Dokumente zugeordnet werden.

Kontextmenüs im oberen Bereich des Formulars

(Kontextmenüs in den Adress- und Artikelstammdaten sowie in den Belegen können als Menüs in den Formularen eingeblendet werden. In der Konfiguration, Register System, Register Allgemein muss dazu das Kontrollkästchen Kontextmenü (Adressen/Artikel und Belege) in den Formularen als Menü einblenden aktiviert werden.)

Es stehen die folgenden Kontexmenüs zur Verfügung:

Adresse/Stammdaten: Aufruf der Adress-Stammdaten der Belegadresse

Adresse/übernehmen: Über das Kontextmenü kann eine Adresse in den Beleg übernommen werden, solange noch keine Positionen im Beleg vorhanden sind.

Adresse/Info: Infofeld aus den Adress-Stammmdaten der Belegadresse

Abrechnen: Über dieses Kontextmenü können die Wartungsverträge abgerechnet werden.

Updatelieferung: Über das Kontextmenü wird die Funktion zur Erstellung einer Updatelieferung aufgerufen.

ausgelieferte Versionen: Sie erhalten eine Übersicht über die Update-Lieferungen

Maschinenverwaltung/...

Dienste/Wartungsvertrag sortieren: Als Sortierungsmöglichkeiten stehen ArtikelNr., Warengruppe+ArtikelNr. und PositionsNr.+ArtikelNr. zur Verfügung.

Kontextmenüs in den Positionen

Position bearbeiten: Die Daten einer Position können nicht direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Über das Kontextmenü oder mit Doppelklick auf einer Zeile erhalten Sie das Formular Wartungsvertrag Position. Dort können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen.

Artikel aufrufen: Aufruf der Artikelstammdaten zum Wartungsartikel

Exportieren als: Die Positionstabelle kann in verschiedene Dateiformate exportiert werden.

Beispiel eines Wartungsvertrages (Ausschnitte):

Weiter rechts in der Tabelle werden die Berechnungsfelder zu der Wartungsgebühr dargestellt. Nachfolgend ein Ausschnitt aus dem Bereich - angefangen mit der Spalte A Basisbetrag VkNetto, die in der oberen Grafik als letzte Spalte zu sehen ist.

Um die Daten einer Position zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf die Zeile. Sie erhalten das Formular Wartungsvertrag Position.

Positionsdaten bearbeiten

Das Formular zum Bearbeiten der Positionsdaten erhalten Sie über das Kontextmenü Position bearbeiten oder per Doppelklick auf der Artikelposition.

Beispiel:

Im oberen Bereich des Formulars können Sie Daten in den Feldern ändern oder ergänzen. Für die Bezeichnung stehen neben der Artikelbezeichnung aus den Stammdaten bzw. aus dem Beleg zwei weitere Eintragungsmöglichkeiten (Zeilen) zur Verfügung.

Der Eintrag aus dem Feld Betriebsgröße wird in die Rechnungen und Updatelieferscheine unterhalb des Artikellangtextes (bei Rechnungen - unterhalb der Abrechnungsdaten) geschrieben.

Weiterhin finden Sie folgende Kontrollkästchen:

Erledigt: (durch Aktivieren/Deaktivieren wird die Position auf "erledigt", bzw. "nicht erledigt" gesetzt. Ist eine Position auf "erledigt" gesetzt worden, werden weder Abrechnungen durchgeführt, noch können UPDATE-Lieferscheine erzeugt werden.

Gewährleistung ___ wenn "eingeschaltet wird keine Rechnung erzeugt, aber ein UPDATE-Lieferschein bis zum "gültig bis Datum": Ist das Kontrollkästchen aktiviert, kann keine Abrechnung mehr durchgeführt werden. Das Erzeugen von UPDATE-Lieferscheinen ist jedoch noch bis zum eingetragenen Datum im Feld gültig bis möglich. (Nur wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird auch der Text, der in der Konfiguration im Register Belege, Register Vorsatz/Nachsatz - dort im Register Gewährleistungstext eingetragen wurde, in die Updatelieferscheine übernommen.)

Im Register Übersicht können Sie alle Datenfelder die nicht hellgrau dargestellt sind bearbeiten.

Im linken Bereich befinden sich folgenden Datumsfelder bzw. Optionen:

abgeschlossen am: Datum des Vertrages

gültig ab: Datum, ab wann der Vertrag gültig ist.

gültig bis: Datum, bis wann der Vertrag gültig ist. Ist "(kein)" ausgewählt, ist die Gültigkeitsdauer unbefristet.

gekündigt am: Datum, an dem die Kündigung ausgesprochen wurde

Rechnung am: Datum der zuletzt erzeugten Abrechnung

berechnet bis: Datum, bis zu dem abgerechnet wurde

nächster am: Datum, an dem die nächste Abrechung erfolgen müsste

Abstand: Die Zeitspanne für den Abrechnungsmodus kann monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich erfolgen. Entsprechend wird eine der Optionen gewählt.

Im rechten Bereich sehen Sie über den Berechnungsfeldern die Anzahl der Position. Nachfolgend die Erläuterungen zu den restlichen Feldern:

Feldbezeichnung	Erläuterung	Zahlen aus dem Beispiel
A = Basisbetrag VkNetto	Nettoverkaufspreis aus Artikelstamm (entsprechend der Preisgruppe des Kunden bzw. des Fachhändlers) bzw. aus Auftrag oder aus Änderung direkt im Wartungsvervetrag	400,00
B = [Anzahl*A] Basisbetrag VkNettoGesamt	Gesamtnettoverkaufspreis der Position - entsprechend der eingetragenen Anzahl (hier: 1 daher A und B identisch)	400,00
C = Wartungsgebühr in %	Eintrag aus Artikelstamm, Register Wartung, Feld Wartungsgebühr in % oder aus Änderung direkt im Wartungsvertrag	100
D = [C% von B] Wartungsgebühr	Errechnete Wartungsgebühr aus VkNettoGesamt bezogen auf die Wartungsgebühr in % (da Wartungsgebühr in % = 100 bleibt Wartungsgebühr bei 400,00)	400,00
E = Wartungspauschale	Eintrag aus Artikelstamm, Register Wartung, Feld Wartungspauschale oder aus Änderung direkt im Wartungsvertrag	200,00
F = [Anzahl*E] Wartungspauschale Gesamt	Gesamtwartungspauschale - entsprechend der eingetragenen Anzahl (hier: 1 - daher E und F identisch)	200,00
G = [D+F] Wartungsgebühr pro Jahr	Gesamtwartungsgebühr (prozentuale Berechnung) + Gesamtwartungspauschale	600,00
H = Rabattbetrag pro Jahr	Der Rabattbetrag kann nur direkt im Wartungsvertrag vergeben werden. Es erfolgt keine Übernahme von Rabatten aus der Auftragsposition. Der eingetragene Rabatt wird später bei Abrechnung in die Rabattspalte Rabatt1 geschrieben. (Bei einer "Zwischenrechnung" würde hier die Wartungsgebühr 580,00 sein)	20,00
I = Rabatt in %	Der Rabatt in % kann nur direkt im Wartungsvertrag vergeben werden. Es erfolgt keine Übernahme von Rabatten aus der Auftragsposition. Rabatt in % wird vom verbleibenden Betrag berechnet und erscheint später bei der Abrechnung in der Rabattspalte Rabatt2. ("Zwischenrechnung: von 580,00 nochmals 10% = 58,00")	10,00
J = [G-H-I%] Wartungsgebühr pro Jahr	verbleibende zu berechnende Wartungsgebühr (Wartungsgebühr pro Jahr abzgl. der eingetragenen bzw. errechneten Rabattbeträge)	522,00

Im Register durchgeführte Abrechnungen sehen Sie alle Abrechnungen, die für den Wartungsvertrag bereits durchgeführt wurden. Über das Belegsymbol am linken Rand der Tabelle kann die jeweilige Rechnung aufgerufen werden.

Im Register Notiz können Sie Infos zum Wartungsvertrag eingeben. Es erfolgt keine Übertragung in Rechnungen oder Updatelieferscheine.

Im Register Rechnungsnotiz können Sie Informationen schreiben, die später in die Abrechnung - oberhalb des Artikellangextes (Abrechnungsdaten) - übernommen werden.

Im Register Zusatzmodul können Sie je Position ein oder mehrere Zusatzmodule einfügen. (Das Anlegen von Zusatzmodulen geschieht über das Menü Allgemeines/Wartungsvertrag/Parameter/Zusatzmodul.)