Arbeitszeiten erfassen, Verteilung auf Projektzeiten

Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt wie bereits beschrieben, mit dem Unterschied, dass sobald dem Benutzer ein Projekt oder mehrere Projekte zugewiesen wurden, die erfasste Arbeitszeit vollständig auf diese verteilt werden muss. Ist dies nicht der Fall, erhält der Benutzer eine entsprechende Hinweismeldung. Für den Fall, dass die Arbeitszeit nicht vollständig auf Kundenprojekte verteilt werden kann, muss ein internes Projekt unter der eigenen Kundennummer angelegt werden und mindestens ein Arbeits- und Tätigkeitsbereich hinterlegt sein. Die verteilten Arbeitszeiten werden immer unter den Tätigkeiten eines Projekts pro Benutzer gespeichert. D.h. unter einer Tätigkeit werden die Projektzeiten verschiedener Benutzer erfasst. Die Projektzuweisung erfolgt durch den Benutzer, in dem er sich das Projekt über die Projektzuweisung der Zeiterfassung zuteilt. In diesem Moment wird der Benutzer unter der ausgewählten Tätigkeit des Projekts hinterlegt. D.h. dem Projekt müssen bei der Neuanlage keine Benutzer zugewiesen werden, sondern nur Arbeitsbereiche und Tätigkeiten. Für Kundenprojekte gilt die gleiche Vorgehensweise.

Eine Projektzuordnung kann jederzeit entfernt werden, aber sobald eine Zeit für diese erfasst wurde und sich in der aktuellen Ansicht befindet, werden diese weiter in Schrägschrift angezeigt. Erst wenn alle Werte für diese Zuordnungen auf Null gesetzt wurden oder diese außerhalb des angezeigten Zeitraumes liegen, werden diese nicht mehr angezeigt.

Arbeitsbereiche und Tätgkeiten

Arbeitsbereiche und Tätigkeiten dienen zur Aufschlüsselung von Projekten in einzelne Bereiche, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Sie können diese in metropolis unter dem Menü Allgemeines\Projektverwaltung\Parameter/Arbeitsbereiche bzw. .../Parameter/Tätigkeiten verwalten. Diese sind bei der Neuanlage voneinander unabhängig und werden erst später durch das Einfügen in ein Projekt, für dieses verknüpft.

Beispiel für ein internes Projekt

In diesem Beispiel wurde in metropolis nur ein Arbeitsbereich Zeiterfassung, aber verschiedene Tätigkeiten unter denen die Zeiten erfasst werden, angelegt. Der umgekehrte Fall ist also auch möglich, in dem mehrere Arbeitsbereiche (z.B. Büro allgemein, Besprechung, Support, etc.), aber nur eine Tätigkeit Zeiterfassung angelegt wird. Die bei einem Projekt hinterlegten Arbeits- und Tätigkeitsbereiche werden in der Projektzuweisung angezeigt, damit der Benutzer seine Zuständigkeitsbereiche auswählen kann.

Für den Fall, dass die Arbeitszeit nicht vollständig auf Kundenprojekte verteilt werden kann, wurde ein Projekt unter der eigenen Kundennummer mit einem Arbeitsbereich Zeiterfassung und verschiedenen Tätigkeiten: Büro, Besprechung, etc. angelegt. Diese weisen sich die Benutzer der Zeiterfassung unter der Projektzuweisung zu.

Beispiel für ein Kundenprojekt

Für dieses Kundenprojekt wurde ein Arbeitsbereich Zeiterfassung hinterlegt. Die verschiedenen Projektbereiche als Tätigkeiten. Sobald sich ein Benutzer das Kundenprojekt zugewiesen hat, werden die erfassten Projektzeiten unter der Tätigkeit für den Benutzer gespeichert. Erledigte Projekte, Arbeitsbereiche und Tätigkeiten werden, wenn im angezeigten Zeitraum Daten erfasst wurden, weiterhin als durchgestrichener Eintrag angezeigt und verschwinden erst, wenn die Daten außerhalb des Anzeigezeitraums liegen.

Zuweisung von Projekten

Projekte werden in der Zeiterfassung über den Neueingabebuttont durch den Benutzer ausgewählt. Über den grünen Button werden die markierten Projekteinträge in die Zeiterfassung übernommen und dem Benutzer zugewiesen. Versehentlich übernommene Einträge können über die Schere entfernt werden, solange noch keine Zeiten erfasst wurden.

Verteilung der Arbeitszeit auf Projekte

Sobald ein Projekt zugewiesen wurde, muss die Arbeitszeit des Tages mit der erfassten Projektzeit übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, wird der Tag rot markiert und es wird beim Verlassen eine Hinweismeldung ausgegeben. In diesem Beispiel ist zu sehen, dass die Tätigkeit „Anforderungsprofil erstellen“ bereits erledigt ist, diese aber weiterhin durchgestrichen angezeigt wird, da bereits Daten für den angezeigten Zeitraum erfasst wurden. Im April würde dieses, sofern noch noch erledigt, aus der Anzeige verschwinden. Ein Beispiel für die Notwendigkeit eines internen Projekte ist der 19.03.2019. An diesem Tag wurde eine Arbeitszeit von 10 Stunden erreicht, aber nur 7 Stunden an Kundenprojekten gearbeitet. In diesem Fall wurden die restlichen 3 Stunden auf die Tätigkeit Besprechung verteilt. Sind alle Stunden verteilt, kann das Formular verlassen werden.