Dokument, Verzeichnis

Dokument, Verzeichnis - Zuordnung

Dokumenten-Zuordnung

1. Rufen Sie in den Artikelstammdaten das Register Dokumente auf und klicken Sie auf den Button Neueingabe.

2. Wählen Sie im Formular Dokument hinzufügen (ggf. das Verzeichnis und) die Datei(en) aus. Übernehmen Sie diese über den Button Öffnen.

Beispiel (Ausschnitt - linker Bereich der Tabelle)

In diesem Beispiel wurden einem Artikel 3 verschiedene Dokumente zugeordnet. Welche Art von Dokumenten es ist bzw. mit welchem Programm diese erstellt bzw. aufgerufen werden, sehen Sie anhand der Symbole links neben dem Dateinamen.

In der Spalte Bezeichnung kann eine nähere Definition zur Datei eingetragen werden. Der Pfadname wird automatisch vergeben und unter Dienste/System/Pfade angelegt.

Im weiteren Verlauf der Tabelle können Daten eingetragen werden, die sich auf Belegdruck, Emailversand, usw. beziehen. Beispiel:

Druckschema: Klicken Sie in der Spalte zweimal, wird ein Button mit 3 Punkten sichtbar. Klicken Sie auf diesen, erscheint das Formular Dokument Schema. Hier können Sie bestimmen, für welche Belegart das Dokument zum Drucken vorgesehen werden soll. Aktivieren Sie entsprechend vor der Belegart das (die) Kontrollkästchen und bestätigen Sie mit Übernehmen.

Emailschema: wie unter Druckschema beschrieben.

Privat: Ist hier ein Häkchen gesetzt worden, wird dieses Dokument beim Belegdruck nicht mit vorgeschlagen - auch nicht, wenn ein Druck- oder Emailschema bestimmt wurde. Hiermit wird also bestimmt, dass das Dokument nur für eigene Zwecke zu verwenden ist.

Sprache und Belegart: Mit der Auswahl in den Spalten kann zusätzlich zur Belegart noch eine weitere Differenzierung zum Belegdruck erfolgen. Ist also z.B. die Belegart Rechnung ("Rec") und die Sprache "deutsch" gewählt und einer Rechnung wurde die Sprache "englisch" zugewiesen, wird das Dokument für diese Rechnung nicht berücksichtigt, also nicht vorgeschlagen.

Kopieren: Soll nicht das Originaldokument zum Druck verwendet werden, sondern eine Dokumentenkopie, wird in der Spalte ein Häkchen gesetzt. Unterhalb des Verzeichnisses DOKUMENTE wird dann je Beleg ein Verzeichnis mit dem Namen der Belegnummer automatisch erstellt und das Dokument als Kopie dort gespeichert.

3. Zu jeder Datei können Sie weitere Informationen in das Textfeld unterhalb der Tabelle schreiben.

Verzeichnis-Zuordnung

Klicken Sie auf den Button , wird das Formular Verzeichnis auswählen geöffnet. Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis aus und bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Verzeichnis löschen

Klicken Sie auf die Zeile der zu löschenden Dokumenten- oder Verzeichniszuordnung und dann auf den Button Löschen. (Es wird damit nur die Zuordnung gelöscht - nicht die Datei oder das Verzeichnis!).