Rechnungen per Email

Einstellungen für den Email-Rechnungsversand

Im Register Email der Adress-Stammdaten können Sie bestimmen, ob für die aktuelle Adresse Rechnungen und Gutschriften in Papierform oder per Email versendet werden sollen.

Im Bereich Versandart für Belege ist standardmäßig die Option Papier (Ausdruck) gewählt, d.h. Belege sollen für diese Adresse immer in Papierform ausgedruckt werden. Sollen Rechnungen per Email verschickt werden, wird die Option Email gewählt. Zusätzlich dazu kann eine Email-Adresse, an die die Rechnungen (Gutschriten) gemailt werden sollen, eingetragen werden. Ist hier nichts eingetragen, werden die Email-Adressen nach bestimmten Bedingungen verwendet. Siehe hierzu unter Email-Adressen - Belegversand: "Prämissen für die Zuordnung von Email-Adressen beim Belegversand".

Rechnungen (Gutschriften) suchen

Nachdem Rechnungen für eine Adresse mit der Versandart für Belege = Email (siehe vorherigen Absatz) erstellt wurden, können diese über das Menü Verkauf/Rechnung (Gutschrift)/Versand per Email gesucht werden.

In dem Formular Belegversand per Email können Sie (wenn das Kontrollkästchen Belege anzeigen seit aktiviert ist) das Datum bestimmen, bis zu dem die Belege in der Tabelle angezeigt werden sollen. Ist das Kontrollkästchen inaktiv, werden alle noch nicht gemailten Belege angezeigt.

Sollen nur Belege angezeigt werden, deren Adressen eine eigens eingetragene Emailadresse für den Rechnungsversand vorweisen (siehe weiter oben im Text), muss das Kontrollkästchen Nur Belege zu Adressen anzeigen, bei denen... hinterlegt ist aktiviert sein. Bei Deaktivierung werden alle Belege angezeigt, deren Adressen eine Email-Adresse in der Kommunikations-Tabelle und/oder eine entsprechende Eintragung im Register Email aufweisen.

Im Bereich Drucken können Sie bestimmen, ob Ihnen in der Tabelle alle Rechnungen (Gutschriften), nur gedruckte oder nur noch nicht gedruckte Rechnungen angezeigt werden sollen. Weitere Selektionsmöglichkeiten bieten die Listenfelder Vertriebsgebiet oder Vertriebsgebietsgruppe (Gruppe).

Rechnungen versenden

Im unteren Bereich des Formulars Belegversand per Email bestimmen Sie mit dem Setzen eines Häkchens, ob die Email nochmals zur Bearbeitung angezeigt werden soll bzw. ob der Email-Versand sofort erfolgen soll.

Markieren Sie nun die Belege, die versendet werden sollen. Sollen alle Belege der Tabelle markiert werden, klicken Sie auf den Button . Danach klicken Sie auf den Button Emails jetzt senden. Es erscheint das Formular Druckerauswahl. Auf welchem Drucker die Markierung steht ist hier unerheblich. Klicken Sie auf den Button Drucken. Wenn Sie bestimmt haben, dass die Email vor dem Versand nochmals angezeigt werden soll, erhalten Sie das Formular Ausgehende Email. Hier können Sie zusätzlichen Text für Ihre Email schreiben und auch noch weitere Anhänge bestimmen.