Email-Adressen - Belegversand

Prämissen für die Zuordnung von Email-Adressen beim Belegversand

Nach folgenden Prämissen werden die Emailadressen im Formular Ausgehende Email verwendet (in das Feld Empfänger eingetragen):

1. Nur für die Rechnung und Gutschrift, andere Belege - siehe ab 2.: Ist in den Adress-Stammdaten im Register Email im Bereich Versandart für Belege die Option Email ausgewählt und im Feld Email-Adresse für Rechnungen und Gutschriften ein Eintrag (dieser kann auch aus mehreren E-Mail-Adresse bestehen, die durch Semikonlon getrennt wurden) vorhanden, wird (werden) diese Email-Adresse(n) verwendet, egal, ob es eine oder mehrere andere Email-Adressen gibt.

Beispiel:

Auch ein im Beleg eingetragener Ansprechpartner mit Email-Adresse wird ignoriert.

Ist keine spezielle Email-Adresse für Rechnungen in den Adress-Stammdaten eingetragen worden, wird überprüft - siehe 2.:

2. Ist ein Ansprechpartner im Beleg eingetragen und hat dieser Ansprechpartner eine Email-Adresse, wird die Email-Adresse des Ansprechpartners verwendet.

Ist ein Ansprechpartner im Beleg, der keine Email-Adresse hat oder ist kein Ansprechpartner im Beleg vorhanden, wird die Email-Adresse der Adresse verwendet, falls nur eine vorhanden ist. Hat die Adresse mehrere Email-Adressen, kommt zuvor eine Auswahl.

Änderungen im Feld Empfänger sind möglich

Unabhängig von automatischen Einträgen können weitere Email-Adressen hinzugefügt und vorhandene gelöscht werden.

Verfahrensänderung bei abweichenden Rechnungs- und Lieferanschriften

Grundsätzlich wird die Auftaggeberadresse für den EMail-Versand ausgewertet - ggf. die des Ansprechpartners der Auftraggeberadresse. Vorrangig bei der Rechnung ist der Eintrag im Register Email der Adress-Stammdaten - dort unter Email-Adresse für Rechnungen und Gutschriften.

In der Konfiguration, Register Belege/Allgemein können Sie jedoch bestimmen, dass für den Email-Versand zugewiesene abweichende Rechnungs- oder Lieferanschriften verwendet werden sollen. Folgende Kontrollkästchen stehen dazu zur Verfügung:

Beim Emailversand die Emailadresse von abweichender Lieferanschrift berücksichtigen: Ist das Kontrollkästchen angehakt, wird beim Lieferschein die EMail-Adresse der abweichenden Lieferanschrift verwendet.

Beim Emailversand die Emailadresse von abweichender Rechnungsanschrift berücksichtigen: Ist das Kontrollkästchen angehakt, wird bei der Rechnung die EMail-Adresse der abweichenden Rechnungsanschrift verwendet