Zahlungseingang, Zahlungsausgang

Debitoren und Kreditoren - Erfassen von Zahlungsein- und Zahlungsausgängen

Das Eintragen von Zahlungsein- und -ausgängen kann entweder direkt in den Belegen oder über die Debitoren-/Kreditorenliste vorgenommen werden. In beiden Fällen werden die Zahlungen über das Formular Debitor bzw. Kreditor erfasst.

… direkt im Beleg

Wenn Sie in der Rechnung, Gutschrift bzw. im Wareneingangsbeleg, in der Lieferantenretoure das Kontextmenü Debitor (bzw. Kreditor) aufrufen, erhalten Sie das Formular Debitor (bzw. Kreditor).

… über die Debitorenliste/Kreditorenliste

Die Liste wird über das Menü Finanzen/Debitoren bzw. Finanzen/Kreditoren aufgerufen. Mit Doppelklick auf der markierten Zeile öffnet sich das Formular Debitor (bzw. Kreditor).

Zahlungen erfassen

Im Formular Debitor (Kreditor) Register Zahlungseingang (Kreditorenbereich: Zahlungsausgang) sehen Sie die Zahlungsdaten.

Rechts neben dem Kontrollkästchen bezahlt befindet sich ein Datumsfeld, das solange wie noch ein offener Betrag besteht, den Inhalt "(kein)" aufweist. Erst nachdem der Gesamtbetrag verbucht ist, bzw. das Kontrollkästchen bezahlt aktiviert wird (siehe dazu unter Punkt 5.), wird dieses Datumsfeld mit dem aktuellen Datum versehen.

Wenn Sie in der Konfiguration, Register Zahlung eine Standard-Zahlungsart bestimmt haben bzw. einer Adresse eine Zahlungsart im Register Zahlung (Adress-Stammdaten) zugeordnet haben, wird diese automatisch in die Listenfeld Zahlungsart lt. Zahl.-Bed. und tatsächl. Zahlungsart übernommen. Beide Listenfelder können jedoch verändert werden.

Skontodaten gemäß der dem Beleg zugeordneten Zahlungsbedingung werden im Bereich Skonto angezeigt. Die Daten können hier nicht verändert werden.

Zahlungen werden im Bereich Bezahlung gebucht.

1. Sie wählen die tatsächliche Zahlungsart und das Datum der Zahlung im Listenfeld Datum der Zahlung aus. (Das eingestellte Datum bleibt auch bei weiteren Buchungen erhalten, solange es nicht umgestellt oder die entsprechende (vorausgehende) Liste verlassen wurde.)

2. Wählen Sie die Währung mit der bezahlt wurde aus. (Beim ersten Aufruf des Formulars wird immer die Währung des Beleges angezeigt.)

3. Wenn der Zahlungsbetrag mit dem Belegbetrag übereinstimmt, klicken Sie auf den Button neben dem Feld Buchungsbetrag. Damit wird der offene Betrag (entweder offen mit Skonto bzw. offen ohne Skonto - je nachdem, ob das Kontrollkästchen Skontoabzug berechtigt aktiviert oder deaktiviert ist, in das Feld Buchungsbetrag übernommen. Wenn in der Zahlungsbedingung zwei Skontoprozente und -Tage hinterlegt wurden, wird dies entsprechend berücksichtigt. (Ggf. werden auch Mahngebühren - fallls Eintrag im Feld Mahngebühr berechnet vorhanden - zum Betrag addiert. Wenn auf die Bezahlung der Mahngebühren verzichtet werden soll, muss vor dem Klicken auf den Button ein Häkchen in das Kontrollkästchen bezahlt [rechts neben dem Feld Mahngebühr eingegangen) gesetzt werden. Nicht bezahlte Mahngebühren werden beim nächsten Mahnlauf mit berücksichtigt].

Falls der Zahlungsbetrag von dem offenen Belegbetrag abweicht, tragen Sie den Betrag direkt in das Feld Buchungsbetrag ein. Ein weiterer Zahlungsvorgang kann dann auf die gleiche Weise gebucht werden.

In das Feld Buchungstext können Sie einen kurzen Text zur Buchung eingeben - z.B. den Verwendungszweck - wie er auf dem Kontoauszug steht.

4. Um den Betrag zu buchen, klicken Sie auf den Button Zahlungseingang buchen bzw. im Kreditorenbereich Zahlungsausgang buchen. Damit wird der Zahlungsvorgang in die untere Liste eingetragen.

Wenn Mahngebühren berechnet und vorher nicht manuell auf "bezahlt" gesetzt wurden, wird mit der Buchung auch der Eintrag aus dem Feld Mahngebühr berechnet in das Feld Mahngebühr eingegangen übernommen und das Kontrollkästchen bezahlt automatisch mit einem Häkchen versehen).

Das Datum rechts neben der Feldbezeichnung bezahlt am: wird automatisch mit dem aktuellen Datum belegt.

In dem folgenden Beispiel wurde die Zahlungsbedingung „10 Tage 3%, 20 Tage 2% ,30 Tage netto“ gewählt. Das Belegdatum war der 01.12.2018. Der Zahlungseingang erfolgte am 12.12.2018. Somit war das erste Skontodatum mit entsprechendem Skontobetrag überschritten. Der Kunde zahlte - wie vereinbart - den offenen Betrag von 16.149,66 EUR innerhalb des zweiten Skontoziels. Die Felder zahlbar bis, Skonto gültig bis für Skonto1 und 2, offen mit Skonto für 1 und 2 ändern ihre Farbe entsprechend der Gültigkeit. Grün = Zahlungsziel (ggf. mit Skontoberücksichtigung) noch nicht überschritten. Rot = Zahlungsziel (ggf. mit Skontoberücksichtigung) überschritten. Hellblau = Offener Betrag = zu zahlender Betrag.

5. Soll ein nicht komplett bezahlter Beleg als "bezahlt" ausgebucht werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Feld bezahlt am.

Überzahlung buchen

In der Konfiguration, Register Zahlung können Sie bestimmen, wie Überzahlungen gebucht werden sollen. Ist das Kontrollkästchen Debitoren bei Überzahlung negativ offen lassen aktiviert und wird ein höher, als der zu zahlende Betrag im Formular Debitor eingetragen, wird die Überzahlung negativ im Feld Offener Betrag lt. Beleg - sofern die gewünschte Buchung bestätigt wird - gespeichert - siehe nachfolgende Grafik.

Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, wird der überzahlte Betrag - wenn die gewünschte Buchung bestätigt wird - in die Zahlungseingangsbuchung übernommen und der offene Betrag auf 0.00 gesetzt.